Digitalización de Documentos y Uso de Herramientas en la Nube

Descripción

Formato: 90 min (online o presencial)
Incluye: 3 plantillas (checklist de digitalización, guía de formatos, flujo de respaldo 3-2-1)

Descripción

Taller práctico para convertir documentos físicos en archivos digitales con calidad legible, organizarlos y compartirlos de forma segura mediante servicios en la nube (Drive/OneDrive/Dropbox u otros).

Objetivo

Digitalizar, nombrar, guardar y compartir documentos de manera estandarizada con respaldo automático y control de permisos.

Dirigido a

Administrativos, recepción, contabilidad, RH, ventas, microempresas y papelerías.

Requisitos / Materiales

Smartphone con app de escaneo o escáner, conexión a internet, cuenta en algún servicio en la nube.

Temario compacto

1. Escaneo y OCR: resolución, encuadre, contraste y texto seleccionable.

2. Formatos: PDF (recomendado), JPG/PNG; cuándo usar cada uno.

3. Nombres y metadatos: AAAMMDD_Tipo_Tema_v01 + autor/área.

4. Carga y estructura en la nube: Empresa/Área/Proceso/Año.

5. Compartir y permisos: enlace, caducidad, solo lectura/edición.

6. Respaldo 3-2-1 y restauración: local, nube y externo.

Actividad práctica (en vivo)

• Escanear 5 documentos reales con OCR.

• Nombrar y subir a la nube en la estructura propuesta.

• Compartir con permisos correctos y generar acuse de recibo.

Entregables

• Checklist de digitalización (paso a paso).

• Guía de formatos y resoluciones.

• Plantilla de nombres y metadatos + instructivo de respaldo 3-2-1.

Beneficios

• Documentos claros, buscables y listos para enviar.

• Menos pérdidas, duplicados y errores de versión.

• Colaboración segura y acceso desde cualquier dispositivo.